SİSTEM ANALİZ VE TASARIM (Sistem Analiz)

Sistem analiz, bir sistem ve onun işlediği çevre hakkında faktörleri toplamayı, düzenlemeyi ve değerlendirmeyi kapsar. Sistem analizin temel amacı, mevcut sistemin tüm yanlarıyla analiz edilerek daha iyi bir sistem tasarlanmasına ve geliştirilmesine temel oluşturmaktadır. Bu amaçla bu aktivite sırasında konunun detaylı analizinin yanısıra problemlerin saptanması, çözümlerin belirtilmesi ve bilişim gereksinimlerinin ortaya çıkarılması  da gerekmektedir.

Sistem Analiz Metodolojileri ve Araçları

Sistem analiz amacıyla kullanılan analiz yöntemleri her ne kadar kişiden kişiye değişmekte ve bazen  de bir sanat olarak görülmekteyse de, yine de analiz aşamasında kullanılması standartlaşmış metodolojiler ve araçlar bulunmaktadır. Bunlar;

Gözlem
Sistemdeki  bir işlem ile ilgili veri elde etmek için kullanılan tekniklerden biridir. Sistem analiz boyunca sistemin uygulandığı ortamda dolaşarak, bilgi akışının ve karar noktalarının tesbit edilmesi için yapılacak gözlemler etken bir yöntemdir. Bu gözlemlerin daha sonradan diğer sistem analiz araçları ile birlikte değerlendirilerek metin halinde ve/veya grafiksel olarak somutlaştırılmaları gerekir.

Soru Listesi (Anket )
Sistem kullanıcılarının mevcut sistemi değerlendirmelerini sağlamak ve ayrıca da bilgi gereksinimlerini saptamak amacıyla kullanılan bir bilgi toplama aracıdır. Soruların kişilerle yüz yüze gelmeden, bir yapısal mülakat ortamı yaratacak şekilde hazırlanması uygun olacaktır. Aşağıda bu amaçla hazırlanmış örnek bir soru listesi verilmektedir.
1. Lütfen işinizi tanımlayınız.
2. Işinizde kimlerle ilişki içindesiniz?
3. Biriminizin başarısı için işiniz ile ilgili anahtar noktalar nelerdir?
4. Kişisel başarınız için kritik faktörler nelerdir?
5. Işinizde ne gibi veri ve bilgi kullanıyorsunuz.?
6. Veri ve bilgi nereden geliyor? Değişiklik yapmanız gerekiyorsa nasıl bir işlem gerekiyor? Sizden sonra bu veri ve bilgiler nereye gidiyor?
7. Veri ve bilgi kaynakları ile ilgili olarak nerelerde tıkanmalar vardır?
8. Nasıl bir teknoloji kullanıyorsunuz?
9. Şu andaki teknolojik ortam ile ilgili pozitif görüşleriniz nelerdir?
10. Şu andaki teknolojik ortam ile ilgili şikayetleriniz nelerdir?
11. Eğer seçim size bırakıldıysa, seçeceğiniz teknoloji nasıl olurdu?
12. Eğer buradaki işlemlerin

Mülakatlar
Sistem analizinin sistemdeki kullanıcılar ile diyaloga girebilmesi ve onlardan sistem ile ilgili bilgili alabilmesi için gerekli olan bir yönetimdir. En önemli unsur, sistem analistin çok iyi hazırlanmış olmasıdır. Mülakat için, önceden Tablo10’da verilen örnek benzeri bir soru listesi çıkarılabileceği gibi, mülakatın gidişine bağlı olarak anlık sorular da sorulabilir. Önemli olan, daha sonradan mülakat aşamasında elde edilen bilgilerin metin halinde ve/veya grafiksel olarak, aynı gözlem işleminde istendiği gibi, diğer sistem analiz araçları ile birlikte değerlendirilerek somutlaştırılması işlemidir.

Değerlendirme Modeli
Sistem karakteristiklerinin değerlendirilmesi ve organizasyonu için kullanılan bir araçtır. Genelde kantitatif olmayan karakteristiklerin değerlendirilmesinde faydalı olmaktadır. Mevcut ve hedeflenen sistem, sistemin karakteristikleri açısından değerlendirilir ve aşağıda verilen model benzeri modellerle değerlendirmeye tabi tutulur.

Sistem Karakteristikleri                                               Değerlendirme
A. İşlemler                                                                 Statü          Not
   P1 : Notların tutulması                                             Var            OK
   P2 : Sınıf İstatistikleri                                               Yok           Mecburi
   P3 : Transkript basımı                                              Var            OK
   P4 : Öğrenci sorgulamasına cevap                            Yok           İsteniyor
              .                                                                     .                  .
              .                                                                     .                  .
              .                                                                     .                  .
B İşlem Karakteristikleri
    Veri tabanı büyüklüğü                                           500.000 karakter
    Veriye erişim                                                        Sırasal
    Terminal sayısı                                                      0
         .                                                                       .
         .                                                                       .
         .                                                                       .

Sistem Akış Şeması
Sistemdeki işlem sıralarının ve bilgi kullanım şekillerinin, aşağıda verilen standart semboller ve bağlantılar kullanılarak Şekil 20'de verilen örnek benzeri farklı detay seviyelerde model geliştirmek amacıyla kullanılan bir araçtır. CASE ( Computer Aided Software Engineering – Bilgisayar Destekli Yazılım Mühendisliği ) yazılımlarından faydalanılabilir.

Çift Kare

Ok

Yuvarlak Köşeli Dikdörtgen

Açık Uçlu Dikdörtgen

 
 

Örnek Veri Akış Şeması




İlişki Şeması
Sistemin genel ihtiyaçları, kullanıcılar, veriler, işlemler, raporlar vb. arasındaki karşılıklı ilişkilerin modelinin geliştirilmesi amacıyla kullanılan araçtır. Veri ilişkileri için ızgara şemaları, kişi ilişkileri için organizasyon şemaları vb. kullanımlar söz konusu olabilir. Aşağıda verilen örnek benzeri uygulamalar yapılabilir.
 

DÖKÜMAN 

VERİ

Müşteri Siparişi 

Teslim Listesi

Fatura

Stok Kaydı

Müşteri Kaydı

Müşteri No

+

+

+

 

+

Müşteri Adı 

+

+

+

 

+

Teslim Kodu

+

+

+

 

+

Ürün No

 

+

+

+

 

Ürün Adı

+

+

+

+

 

Sipariş Miktarı

+

+

+

 

 

Sipariş Tarihi 

+

+

+

 

 

Müşteri Sipariş No

+

+

+

 

 

Şirket Sipariş No

 

+

+

 

 

Sözlük
Sistemde kullanılan terimlerin, veri ve bilgi elemanlerının, işlemlerin tanımlandığı araçlardır. Tablo 13’de verilen örnek benzeri uygulamalar söz konusudur.
 

İfade

Açıklama

Kara Liste

Herhangi bir nedenle kütüphaneden kitap ödünç almaları yasaklananların yer aldığı liste

Rezerve alma

Başka birinin üzerinde olan kitabın, kütüphaneye geri getirildikten sonra başka bir kullanıcı için ayrılması 

.

.

Metin
Sistemin analizine ve tasarımına yardımcı olmak isteyenler için sistemin işletimi ve diğer servis karakteristikleri ile ilgili bilgilerin yer aldığı araçtır. İsteyenler bu bilgilere ilave yapabilirler. Aşağıdaki şekilde Poliklinik Sistemi ile ilgili bir metin uygulaması verilmektedir.
 
 

Poliklinik Sistemi
(Sistem Analiste Notlar)

  • Bir doktorun hastasına başka bir vizitde başka bir doktor bakabilir. (13.12.92 – Mehmet Uzun )
  • Bir odada birden fazla doktor hasta kabul edebilir. ( 27.12.92 – Ayşen Gülen )
  • Arada çeşitli nedenlerden dolayı sıra dışı hasta kabul etme durumları olabilir. (05.01.93 )
    .
    .
    .

Sistem Analiz Raporu

İçeriği ve yapısı en ince detayına kadar incelenen sistem için, yukarıda sözü  edilen araç ve yöntemler aracılığı ile elde edilen bilgiler ışığında, yapılması gereken değişiklikler ve eklemeler tespit edilir ve aşağıdaki hususları içeren bir analiz raporu hazırlanarak bir sonraki aktivite olan Sistem Tasarımı’na baz oluşturulur.